étape 4 : organiser les travaux
La copropriété doit s'organiser pour engager les travaux de rénovation dans un ordre cohérent, en fonction de ses capacités financières.
1. Des outils pour faciliter la programmation.
A. Le Plan Pluriannuel de Travaux (PPT).
Il présente une liste des travaux à prévoir sur plusieurs années, par ordre de priorité, pour étaler les dépenses. Ce sont soit des travaux d'entretien pour garder la copropriété en bon état, soit des travaux lourds de rénovation. En anticipant les dégradations des équipements et du bâti et en assurant un bon entretien en continu, ce plan limite les risques d'intervention dans l'urgence, en cas de panne ou de gros problème sur la construction.
B. Le Plan de Travaux d'Économies d'Énergie (PTEE).
Il doit comprendre des travaux d'amélioration de la performance énergétique sur les parties communes et/ou les parties privatives, en cas de travaux d'intérêt collectif. Il s'accompagne d'un calendrier de réalisation précisant la durée des travaux et d'une évaluation de leur coût, fondée sur les devis des entreprises.
C. Le contrat de Performance Énergétique (CPE).
Il garantit pour une durée fixée une certaine performance énergétique par rapport aux investissements réalisés. Il est conclu entre le maître d'ouvrage et un opérateur unique pouvant assurer la conception et la réalisation des travaux, et l'exploitation/maintenance des systèmes pendant toute la durée du contrat.
Les travaux peuvent porter sur différents postes : installations de production de chaleur, bâti, amélioration de la gestion technique du bâtiment…
La performance énergétique est mesurée et vérifiée pendant la durée du contrat. Si l'objectif de performance n'est pas atteint, le titulaire paie une pénalité au maître d'ouvrage. S'il est dépassé, il reçoit un intéressement aux économies d'énergie supplémentaires réalisées.
Il est primordial de faire adhérer les occupants au CPE et de mettre en œuvre de bonnes pratiques d'usage : températures de chauffe, extinction de l'éclairage et du matériel… Et cela sans attendre la fin des travaux, pour éviter une mauvaise utilisation des systèmes par les habitants.
À la suite de la réalisation du diagnostic technique, le syndic doit mettre à l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires la réalisation d'un PTEE, d'un Contrat de Performance Énergétique (CPE) ou d'un Plan Pluriannuel de Travaux (PPT). Ce dernier inclura nécessairement des travaux d'économie d'énergie, dans le cas des immeubles dotés d'une installation de chauffage ou de refroidissement collectifs.
2. Planifier sans rien oublier.
Choisir un maître d'œuvre (voir chapitre II, Pour commencer du bon pied), selon l'importance des travaux. Le conseil syndical s'en charge, avec l'aide du syndic et de ses conseils habituels (EIE, CAUE…). Un Assistant à Maîtrise d'Ouvrage (AMO) peut aussi être nécessaire pour des missions d'ingénierie financière par exemple, ou de renégociation de contrats d'exploitation.
Informer les copropriétaires des travaux envisagés pour préparer les votes en assemblée générale.
Mettre en concurrence des entreprises pour réaliser les travaux.
Définir le plan de financement sur la base des devis des entreprises, en tenant compte des aides, subventions, fonds de travaux, prêts…
Planifier les travaux. Ils peuvent être regroupés pour être réalisés le plus tôt possible, ce qui permet de réduire les nuisances pour les habitants, d'obtenir des aides plus importantes et des prix plus intéressants. Cela suppose toutefois d'en avoir la capacité financière. Il est aussi possible de les étaler dans le temps pour en faciliter le financement.
Demander les autorisations indispensables à la mairie : déclaration préalable, permis de construire, autorisations de travaux…
Faire réaliser un diagnostic amiante, pour éviter un arrêt du chantier si on en découvre après le début des travaux.
Prévoir l'intervention sur le chantier d'un Coordinateur Sécurité et Protection de la Santé (CSPS) et la réalisation d'un contrôle technique, parfois demandé par les assurances décennales.
Propriétaires bailleurs, informez vos locataires.
En cas de vote de travaux, le propriétaire informe son (ses) locataire(s). Il(s) ne peu(vent)t s'opposer à leur réalisation même s'ils ont lieu à l'intérieur du (des) logement(s).
3. Voter les travaux en Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale (AG) est convoquée par le syndic au moins 21 jours avant sa tenue. Tous les points à décider doivent être intégrés à l'ordre du jour, avec les documents justificatifs (devis détaillés, plans, durée des travaux...). Les travaux de maîtrise de l'énergie sont adoptés à la majorité des voies de tous les copropriétaires (majorité absolue) en application de la Loi sur la transition énergétique et la croissance verte. Il est désormais possible de voter par correspondance via un formulaire.
Pour éviter la remise en cause du projet par des propriétaires qui y seraient opposés, les décisions prises en AG doivent être légalement inattaquables. Le conseil syndical peut se faire aider par un syndic de gestion professionnel, une ADIL ou une association de copropriétaires pour le vérifier.
L'AG se prononce sur l'adoption d'un plan de travaux ou la conclusion d'un contrat de performance énergétique. Elle peut aussi décider de réaliser les travaux sans plan ou sans CPE, ou encore décider de ne rien faire. Elle vote également la maîtrise d'œuvre. Ensuite, elle se prononce sur l'adoption des travaux.
Une fois les travaux votés par les copropriétaires, le syndic signe le(s) contrat(s) avec l'(les) entreprise(s) chargée(s) des travaux. C'est ce qui permet de passer à l'étape suivante, la réalisation des travaux.